برای شروع فعالیت های پروژه در روستای قم قلعه از فاز ۴ کارشناسان شرکت مجری به صورت مکرر از طریق تماس تلفنی و حضوری با شوراها، دهیار و کشاورزان روستا ارتباط برقرار کرده و اقدام به جمع آوری اطلاعات پایه روستا کرده و با توجه بهاطلاعات پایه روستا و هماهنگی و مشارکت کمیته اجرایی شهرستان، رؤساء مراکز جهاد کشاورزی مکریان غربی و شرقی همچنین کشاورزان اقدام به تهیه و تنظیم پی دی ام کرده سپس برای تایید، به سازمان جهاد کشاورزی استان آذربایجان غربی فرستاده شد.